A.
Pengertian
Sekertaris
Kata sekertaris dari bahasa
Latin secretum yang berarti rahasia.
Kata ini juga dikenal dalam bahasa Belanda secretaries,
dan dalam bahasa Inggrisnya secretary. Dari
pengertian ini seorang sekertaris dituntun untuk mampu menyimpan rahasia dalam
melaksanakan pekerjaanya. Kemudian dalam perkembangannya kata sekertaris
menagandung pengertian yang lebih luas.
Istilah ini berasal dari kata Latin secernere,
“untuk membedakan” atau “untuk menagtur terpisah,” participle pasif (secretum)yang berarti “yang telah
dipisahkan,” dengan konotasi akhirnya sesuatu yang pribadi atau rahasia.
Seorang sekertaris itu adalah seseorang, oleh karena itu, mengawasi bisnis
rahasia, biasanya untuk individu kuat (seorang raja, paus,dll)
Seorang sekertaris haruslah memiliki rasa tanggung jawab yang tinggi,
mandiri, berinisiatif,berkompetensi, dapat dipercaya dalam membantu kelancaran
pekerjaan pimpinannya. Sekertaris sebaiknya bukan seorang yes-man, artinya ia
hanya menuruti semua kemauan atasannya tanpa memikirkan atau mempertimbangaknnya, karena itu sekertaris
harus berinisiatif, berdaya kreasi sehingga mampu menyarankan ide-ide yang
baik. Sudah tentu seorang atasan sebaiknya juga bukan orang yang non-man, yang
berarti seorang yang selalu melonak pendapat orang lain. Atasan yang baik dan
ideal adalah orang yang bersedia mendengar dan menghargai pendapat bawahannya
ataupun sran dari bawahannya.
Sekerttaris harus mampu menjalin kerjasama yang baik dan erat dengan
atsannya. Dalam hal ini dituntut kedewasaan berfikir dan bertindak sehingga ia
harus dapat bekerja sendiri dan penuh tanggung jawab tanpa perlu pengawasan
dari atasannya, juga mampu berinisiatif kerja tanpa selalu menunggu diberi
pekerjaan oleh atsannya dan selalu tuntas menyelesaiakn setiap pekerjaannya. Seorang
sekertaris tidak hanya mengerjakan salah satu tugas usaha rutin, namun llebih
dari pada itu, ia harus meringankan pekerjaan pimpinan, juga memberikan
pelayanan sebaik-baiknya kepada relasi yang berhubungan dengan pimpinannya.
Seorang sekertaris dalam melaksanakan tugas sehari-harinya membutuhkan
kantor sebagai tempat kegiatan. Didalam kantor itulah diselenggarakan kegiatan
proses pengelolaan informasi sejak penerimaan, pengumpulan, pengelolaan,
penyimpanan sampai distribusi kepada pihak-pihak yang terkait atau yang
membutuhkannya.
Kadang kala kita melihat adanya kekeliruaan presepsi tentang
sekertaris, dimana sekertaris dianggap sebagai pemabntu pribadi dari seorang
pimpinan, sehingga boleh disuruh apa saja, walaupun adanya ikatan kerjasama
yang erat anatra atasan bawahannya. Sekertaris hanya bertugas dan memikul
tanggung jawab terbatas pada kegiatan kantor, jadi pada masalah bisnis dan
kedinasaan saja. Diluar bukanlah urusan sekertaris.
B.
Jenis-jenis
Jabatan Sekertaris
Profesi
sekertaris menurut syarat-syarat berpengtahuan, teram[il dan mau bekerja keras.
Perlu diketahuai bahwa kedududkan, wewenang dan tangguang jawab seorang
sekertaris di suatu perusahaan dapat berbeda dengan perusahaan lainnya. Hal ini
disebabkan beberpa faktor yang mempengaruhi :
·
Besar kecilnya perusahaan atau organisasi
·
Sifat perusahaan atau organisasi yang
bekerjasama dengan sekertaris
·
Kedudukan orang yang bekerjasama dengan
sekertaris
·
Kesediaan pimpinan dalam mendelagasikan tugas
dan wewenang kepada sekertaris
·
Kompetensi diri sekertaris serta kesediaanya
untuk memikul tanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya
Untuk itulah
pengertian sekertaris perlu diperjelas deangan diadakanya pengelompokan sebagai
berikut ;
1.
Berdasarkan lruang kingkup tanggung jawab
a.
Sekertaris Organisasi
Sekertaris Organisasi adalah seorang office manager yang memimpin
suatu sekertariat dari suatu perusahaan atau institusi pemerintah tertentu. Ia
bekerja hanya atas perintah atasanya, tetapi juga memiliki wewenang untuk
merencanakan sendiri rencana organisasinya, menyusun struktur dan tata keja
organisasi, membuat keputusan, pengarahan, koordinasi, pengendalian. Jadi,
sebenarnya ia menjalankan fungsi manajemen yang terdiri dari : planning, organizing, actuating dan controling.
b.
Sekertaris Pimpinan
Sekertaris Pimpinan adalah tangan kanan pimpinan yang bertugas
melaksanakan pekerjaan kantor untuk pimpinannya. Sekertaris pimpinan adalah
pegawai atau staff dari suatu organisasi atau perusahaan, karena ia diangkat
dan digaji oleh organisasi atau perusahaan. Sekertaris bekerja untuk tidak
hanya untuk kepentingan pribadi pimpinan, namun
bersifat kedinasaan.
c.
Sekertaris Pribadi
Sekertaris Pribadi adalah seorang yang melaksakan aktifitas kantor
untuk membantu kepentingan seseorang tertentu dan bersifat pribadi. Jadi ia
bukanlah pegawai atau staff dari organisasi atau perusahaan, tetapi ia diangkat dan digaji secara perorangan.
2.
Berdasarkan Kemampuan Kerja Dan Pengalaman Kerja
a.
Sekertaris Junior
Yaitu sekertaris yang baru meniti karier sebagai
sekertaris. Biasanya belum berpengalaman kerja sehingga ia masih harus banyak
belajar dan memerlukan bimbingan. Yang termasuk sekertaris junior ini adalah
para mahasiswa yang baru lulus sekolah. Umumnya ditempatkan sebagai asisten
sekertaris senior agar dapat belajar darinya. Biasanya hanya diberi tugas-tugas
yang bersifat rutin.
b.
Sekertaris Senior
Yaitu sekertaris yang sudah memiliki kemampuan bekerja yang baik,
karena berpengalaman kerja. Oleh karena itu ia diharapkan mampu bekerja
mandiri, mampu mengatur pekerjaanya sesuai dengan prosedur. Biasanya sekertaris
senior telah memiliki inisiatif dan
krativitas dalam menghadapi maslah ataupun situasi yang tidak rutin. Ia dapt
ditempatkan sebagai asisten top management yang intensitas fungsi manajerialnya
sangat tinggi, lingkup tugas dan tanggung jawab yang luas, serta membutuhkan
penangan informasi yang kompleks.
3.
Berdasarkan Spesialisasi Dalam Pekerjaan
Yaitu dimaksud disini adalah sekertaris yang berkosentrasi dalam
bidang tertentu, seperti bidang hukum, bidang medis, bidang teknik, bidang
akuntansi, dsb.
a.
Sekertaris yang konsentrasi dalam bidang hukum
Yaitu sekertaris yang membantu ahli hukum seperti konsultan hukum,
pengacara, notaris dan sebagainya. Ia sendiri bukanlah ahli hukum, tetapi hanya
membantu pimpinannya yang ahli hukum dalam melaksanakan tugas
kesekertarisannya, misalnya dalam menyusun surat perjanjian, akte memorandum of
understanding, surat kontrak dll. Dalam membantu pimpianan melaksanakan tugas dibidang
hukum tidak menutup kemungkinan ia adalah seorang sarjana yang mendapat
pendidikan kesekertarisan.
b.
Sekertaris yang konsentrasi dalam bidang medis
Yaitu sekertaris yang membantu seorang dokter atau ahli medis, sama
halnya ia bukanlah seorang dokter, para medis ataupun ahli medis lainya, tetapi
ia mampu melaksanakan tugas sobordinatif dalam bidang medis. Sehingga
memudahkan ia berkomunikasi dengan relasi dari pimpinannya. Ada kemungkinan
sekertaris medis memiliki latar belakang sebagai para medis yang mempelajari
pendidikan kesekertarisan sehingga ia mampu berkarya secara baik sebagai
sekertaris bidang medis.
c.
Sekertaris yang berkosentrasi dalam bidang
teknik tertentu
Yaitu sekertaris yang membantu seorang insinyur dalam bidang teknik
tertentu. Pada umumnya sekertaris jenis ini bukanlah seorang insinyur tetapi ia
melaksanakan tugas-tugas kesekrtarisan untuk membantu pimpinannya di bidang
teknik tertentu.
d.
Sekertaris yang kosentrasi dalam bidang
Akuntansi
Yaitu sekertaris yang membantu akuntan. Pada umumnya sekertaris jenis
ini bukanlah seorang akntan tetapi ia melaksanakan tugas-tugas kesekertarisan
untuk membantu pimpinannya di bidang akuntan. Swangat baik apabila ia menguasai
pengetahuan dasar-dasar akuntansi, untuk memudahkan ia bekerja sama dengan pimpian
ataupun keperluan korespondensi.
C.
Fungsi
Sekertaris
Sekertaris dibutuhkan oleh pimpian untuk membantu meringankan
tugas-tugas dan beban pimpinan, terutama dalam tugas-tugas yang bersifat rutin
dan operasioanl, sehingga pimpinan dapat berkosentrsi dan mengurus tugas-tugs
manajerialnya. Pada dasarnya fungsi sekertaris adalah :
·
Membantu meringankan tugas-tugas pimpinanya
·
Menangai informasi untuk pimpian
·
Menjadi jembatan penghubung
Untuk itu seorang pimpian sangat membutuhkan sekertaris yang tidak hanya
mampu menangani tugas-tugas rutin seperti menelfon atau menegtik, tetapi lebih
dari itu, sekertaris harus mampu diajak berfikir logid dan pandai berkomunikas.
Sekertaris yang kompeten tertentu akan berpengaruh terhadapat prestasi kerja
pimpinannya.
Fungsi membantu meringankan tugas pimpian berarti sedapat mungki sekertaris harus mengambil alih tugas-tugas
yang bersifat detail dari pimpinan, sehingga pimpian tidak perlu memikirkan
hal-hal kecil yang telah didelegasikan kepda sekertaris. Begitu pula keputusan-keputusan
yang dibuat oleh pimpian sebagian besar harus ditindak lanjuti oleh sekertaris.
Ada bagian dari keputusan pimpinan harus di komunikasikan oleh sekertaris kepda
pejabat lain yang relevan untuk diselesaikan, ada pula yang harus diselesaikan oleh
sekertaris sampaituntas.
Fungsi menangai informasi untuk pimpinan berarti semua keputusan yang
diambil oleh pimpinan banyak tergantung kepada ketangkasan sekertaris dalam
mengumpulkan, menyeleksi, mengolah dan menyampaikan informasi.
Fungsi sebagai jembatan penghubung berarti sekertaris harus membina
dan memelihara hubungan baik dengan berbagai pihak yang terkait dalam hubungan
kerjasama dengan pimpinannya.
Ketiga fungsi sekertaris tersebut, apabila dikaji lebih jauh maka
sekertaris diharapkan:
·
Mampu mengikuti deraplangkah yang posiitif dari
pimpinan
·
Mampu menetralisir kekurangan dan kelemahan
pimpinannya
Sekertaris juga berfungsi mengupayakan dalam setiap
langkah baik menjalankan fungsi maupun dalam hubungan sosial, misalnya :
·
Sekertaris harus mengingatkan pimpiananya
apabila pimpinannya ada janji dengan mitra kerjanya, dengan tujuan menjaga
reputasi pimpinannya
·
Sekertaris mengungatkan pimpinan untuk
mengucapakan mengirimkan selamat ataupun ucapan duka cita kepada yang
memerlukan dalam rangka membina hubungan baik dengan rekan-rakan maupun dengan
mitra kerja pimpinanya
Fungsi
sekertaris dalam menangai informasi adalah membantu pimpian agar berhasil
mencapai tujuan organisasi dengan cara memberikan informasi yang dibutuhkan
pimpian serta membantu pimpian dalam melaksanakan tugas manajerialnya
berdasarkan informasi yang diteriamnya, yang kemudian sekertaris melaksanakan
tindak lamjut dari keputusan yang telah dibuat pimpinannya. Adapun informasi
yang dibutuhkan untuk membuat keputusan yang baik harus mememnuhi syarat :
lengkap, relevan, mitahir dan benar. Untuk itu sekertaris harus bertindak
sebagai mata dan telinga pimpinannya. Maka sekertaris harus senantiasa
menyampaikan informasi yang sedang hangat yang relevan dengan tugas perusahaan.
Untuk tugas seperti inilah maka sekertaris harus senantiasa membaca surat
kabar, majalah, radioa atau televisi, termasuk juga membuat kliping artikel
atau informasi dari media cetak untuk disajikan kepadpimpinan.
Sekertaris juga harus menetapkan
prioaritas kerja, seperti tugas yang mendesak harus didahulukan, tugas yang
bagaimana harus ditunda dahulu/ baisakan diri menganalisa pekerjaan. Biasa ada
berbagai tugas penting, maka skertaris harus pandai menysun prioritasnya.
Sekertaris harus tampil rapi dan
meyakinkan. Mengingat ia kan bertemu dengan setiap orang yang ingin berhubungan
dengan pimpinannya. Para tamu akan memperoleh kesan terhadap reputasi
pimpinanya melalui penampilan, sikap dan tutur kata sekertarisnya. Sehingga
sedapat mungkin sekertaris melatih diri tangakas, taktis dan ramah, sekaligus
tugas melayani tamu.
D.
Sekertaris
Dan Kantor
Istilah kantor tidak ada sangkut pautnya dengan besar atau kecilnya
suatu usaha perusahaan atau kecilnya suatu usaha perusahaan atau organisasi.
Kantor adalah tempat diselnggarakannya proses penangan informasi mulai dari
menerima, menyortir, mengklasifikasikan, mencatat, memproses, menterjemahkan,
menyakurkan sampai melindungi dan mengamankannya.
Fungsi kantor adalah memberikan pelayanan terhadap suatu unit usaha
ataupun terhadap organisasi atau perusahaan secara keseluruhan. Pelayanan di
dalam kantor adalah menyelesaikan fungsi-fungsi berikut :
·
Mengumpulkan informasi
Kantor menjadi pusat mengalirnya informasi dari
berbagai macam sumber melalui berbagai macam media komunikasi
·
Menyortir dan mengklasifikasikan informasi
Informasi yang masuk harus disortir dan dipilah-pilah
untuk mengetahui mana yang berharga dan mana yang tidak atau kurang berguna.
·
Pencatatan informasi
·
Memproses dan menterjemahkan informasi
Informasi yang rumit berupa statistic, input computer,
sebaiknya ditranfer menjadi bentuk yang lebih mudah dipahami.
·
Menyalurkan informasi
Menyampaikan informasi yang akurat kepada pihak-[ihak
yang memerlukannya melalui media komunikasi yang tepat.
·
Melindungi dan mengamankan
Demi kelangsungan hidup perusahaan atau organisasi,
maka perlu menyimpan melindungi dan mengamankan semua dokumen penting, baik
dari kejahatan maupun dari api.
E.
Ruang
Lingkup Tugas Sekertaris
Tugas seorang sekertaris sangat kompleks, dalam pengertian bahwa volume
kerja cenderung tinggi dan sangat beraneka ragam, sehingga sekertaris dituntut
untuk esit, tangkas, kerja keras, tegar dalam menghadapi rintangan dan mampu
bersikap dewasa. Adapun tugas-tugas sekertaris pada dasarnya dikelompokan
menjadi :
1.
Melaksanakan tugas-tugas rutin
Yaitu tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi,
dilaksanakan tanpa perlu menunggu perintah khusus dari pimpian atau tanpa
menunggu waktu sudah harus diselsaikan, sesuai job deskriptionnya.
·
Membuka surat masuk pimpinan
·
Menyusun atau membuatkan surat untuk kepentingan
pimpinanya (korespondensi)
·
Menerima tamu dan bertanu mewakili pimpinannya
·
Menerima telpon dan menelpon
·
Mngerjakan filling (berkas)
·
Mengatur jadwal kegiatan (agenda)
pimpinanmenjaga kebersihan dan kerapian kantor untuk menciptakan kenyaman kerja
·
Menyipakan pembuatan laporan
·
Mengelola kas kecil (petty cash)
2.
Melaksanakan tugas-tugas incidental berdasarkan
intruksi
Yaitu tugas
yang tidak dapat setiap hari dihadapi oleh sekertaris, hanya akan dilaksanakan
apabila ada intruksi khusus dari pimpinan. Pemberian tugas khusus biasanya
berdassarkan unsur kepercayaan pimpinan kepada sekertarisnya bahwa dianggap
mampu dan bisa diandalkan untuk menyelesaikan suatu tugas tertentu. Adapun
kegiatan yang termasuk tugas melaksanakn intruksi, antara lain :
·
Mempersiapkan rapat (mulai dari menyusun daftar
orang yang akan diundang memperkuat surat undangan, mengatur ruangan rapat
serta menyediakan segala bahan yang dibutuhkan untuk rapat tersebut)
·
Mengatur makan siang atau makan malam pimpinan
dengan relasinya
·
Menysun makalah, pidato untuk pimpinan
·
Mengurus masalah dengan bank
·
Mendatangi perusahaan lain atau meyampaikan
informasi
·
Mengurus perjalanan lain atau menyampaikan
informasi’mengurus perjalanan dinas pimpinan (mulai dar pemesanan tiket,
booking hotel. Menyusn agaenda perjalanan pimpinan sampai pada catatan
pengeluran biaya perjalanan dinas)
·
Menyusun surat-surat yang bersifat rahasia
3.
Melaksanakan tugas-tugas kreatif
Yaitu tugas yang tidak termasuk rutin, tetapi atas
inisiatif sendiri tanpa diminta atau tanpa fiperntahkan oleh pimpinan, namun
wajib dilaksanakan dengan baik oleh sekertaris. Pada prinsipnya sekertaris
harus dapat mencari sendiri apa yang perlu dikerjakan adalkan menguntungkan
perusahaan secara umum dan pimpinannya secara khusus.
·
Mengirimkan bunga atau surat ucapan selamat
kepada pimpinan yang memperoleh promosi jabatan
·
Membuat kliping iklan atau artikel yang
dibutuhkan perusahaan
·
Membuat perencanaan kerja
·
Mengumpulkan brosure, price list dari berbagai
macam pameran yang berguna untuk perusahaan
·
Membuat perencanaan kerja
·
Mempelajari organisasi, peraturan kerja, product
kmowledge, budaya perusahaan
·
Mengembangkan diri dengan mengikuti berbagai
macam pelatihan, lokarya, seminar ataupun kursus-kursus maupun pendidikan yang
menunjang pekerjaan.
F.
Keuntungan Bekerja Sebagai Sekertaris
Posisi sekertaris sebagai pembantu pimpian ternyata memberikan banyak
manfaat untuk sekertaris. Ia dapat belajar banyak dari pimpinannya tentang gaya
kepemimpinan, gaya manajemen, cara mengelola bisnisdan berbagai hal lain. Hal
ini sangat menguntungkan sekertaris yang mau maju dan berkembang. Beberapa
keuntungan menjadi sekertaris :
·
Keanekaragaman tugas
Pekerjaan sekertaris sangat bervariasi, seperti
mengetik, menyiapkan laporan atau mengorganisir suatu event penting sampai
menjadi “duta” bagi organisasi atau perusahaannya. Karena demikaian banyaknya
ragam pekerjaannya membuat pekerjaan sekertaris tidak membosankan.
·
Penghasilan memadai
Umumnya sekertaris mendapatkan gaji yang cukup menarik
dibandingkan dengan profesi
·
Promosi
Posisi sekertaris tidak pernah berakhir. Banyak
sekertaris andal yang bisa meraih posisi
menjadi manager, semua ini berkat kedekatan tugas sekertaris dengn pimpinannya
sehingga ia dapt menimba ilmu dan pengalaman dari pimpinananya. Pimpinan yang
mengetahui ketangkasan sekertarisnya tentu akan mendelagasikan wewenang untuk
melaksanakan tugas-tugas bersifat manajerial kepada sekertarisnya, dengan
catatan sekertaris mampu melaksanakannya. Seringkali sekertaris bertindak
sebagai supervisior dan mengatur pekerjaan orang lain.
·
Pentingnya peranana sekertaris
Sekertaris turut memberi andil bagi keberhasilan tugas
pimpinan dan organisasi secara keseluruhan sehingga akan mendapatkan kepuasan
dalam bekerja.
1. Kesimpulan
Pada era global sekarang ini, batas antar Negara menajadi buram,
seolah semuanya sudah saling menyatu, saling tergantung dan saling
mempengaruhi. Mengahadapi situasi ini, negara-negara berkembang termasuk
Indonesia akan berhadapan langsung dengan negara-negara maju yang memang unggul
dalam berbagai aspek seperti aspek sumber daya manusia, aspek modal dan aspek
teknelogi. Sedangkan kondisi para pelaku bisnis di Indonesia adalah mengahadapi
berbagai tantangan dan berada dalam lingkungan yang serba bersaing. Kondisi yang
demikian membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekertaris yang
lebih profesional, dengan tingkat kompetensi berstandar internasional, dalam
rangka bersaing dengan tenaga-tenaga sekertaris yang didatangkan dari luar
negeri seperti Singapura dan Malaysia. Pendek kata, sekertaris Indonesia harus
mempersipan diri dengan memahami tugas dan tanggung jawabnya sebagai seorang
sekertaris yang senantiasa mendampingi pimpinannnya, karena ia bukan hanya
bersaing dengan sekertaris Indonesia, tetapi juga bersaing dengan sekertaris
dari Negara-negara asal investor.
2. Saran
Untuk itulah sekertaris perlu mengembangkan diri
melalui peningkatan kompetensinya sehingga benar-benar mampu dan berkualitas
tinggi dalam membantu pimpinannya. Sebaiknya sekertaris melengkapi diri dengan
berbagai pengetahuan dan ktrampilan diluar tugas-tugas operasional
kesekertarisan, yaitu :
·
Ktrampilan komunikasi
·
Kemampuan mencari, menginterpresentasikan dan
memanfaatkan informasi
·
Mampu berpikir, mengidentifikasikan masalah dan
mencari solusinya
·
Mampu bekerjasama dalam kelompok
·
Memiliki human relation skils
·
Mempunyai komitmen pada tugas
·
Bertanggung jawab
·
Percaya diri
·
Senantiasa bersemangat mengembangkan diri
DAFTAR PUSTAKA
Atmosudirjo, S.
Prajudi (1982). Kesekertarisan dan
Administrasi Perkantora. Jakarata : Penerbit Ghalia Indonesia
Ernawati,
Ursula (2004). Pedoman Lengkap Kesekertarisan. Yogyakarta : Penerbit Graha
ilmu.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar